Apostilla y traducción jurada: en qué orden, dónde y cuánto cuesta

En resumen

• La apostilla certifica que un documento público es auténtico (firma, cargo de quien lo firmó, sello). La traducción jurada traslada su contenido a otro idioma. Son dos cosas distintas y a menudo hacen falta las dos.
• Para un documento extranjero que vaya a usarse en Italia, el orden es: primero la apostilla sobre el original, en el país que expidió el documento, y después la traducción, que traduce también la apostilla.
• La apostilla solo vale entre los países adheridos al Convenio de La Haya de 1961. Para los demás hace falta la legalización consular, que es más larga.
• Muchos documentos del registro civil que circulan entre países de la Unión Europea no necesitan apostilla gracias al Reglamento (UE) 2016/1191.
• Para un documento italiano que vaya a usarse en el extranjero, la apostilla la ponen la Prefettura o la Procura della Repubblica, según el tipo de documento.

Apostilla y traducción jurada son las dos palabras que aparecen en casi cualquier trámite con un documento extranjero: ciudadanía, matrimonio, matrícula universitaria, canje del permiso de conducir, permiso de residencia. El problema es que casi todo el mundo descubre la apostilla después de haber traducido el documento, y en ese momento hay que repetir la traducción. Esta guía sirve precisamente para evitarlo: saber si necesitas la apostilla, quién la expide, en qué orden proceder y cuánto cuesta cada paso.

Qué es la apostilla y qué no es

La apostilla es un sello o una hoja adjunta, con un modelo normalizado, que una autoridad designada por el Estado estampa sobre un documento público. La introdujo el Convenio de La Haya de 5 de octubre de 1961 «por el que se suprime la exigencia de legalización de los documentos públicos extranjeros», que Italia ratificó mediante la legge 20 dicembre 1966, n. 1253; para Italia el Convenio está en vigor desde el 11 de febrero de 1978.

La apostilla acredita tres cosas: la autenticidad de la firma, la calidad en que ha actuado el firmante y, en su caso, la identidad del sello. No dice nada sobre el contenido del documento ni lo traduce. Por eso:

• la apostilla no sustituye a la traducción: un acta de nacimiento brasileña apostillada sigue siendo un documento en portugués, y una oficina italiana te pedirá igualmente la traducción;
• la traducción no sustituye a la apostilla: una traducción perfecta de un documento sin apostillar no convierte el documento en auténtico.

Antes del Convenio, todo documento extranjero tenía que pasar por una cadena de legalizaciones: ministerio del país de expedición y, después, consulado italiano. Para los países adheridos, la apostilla sustituye esa cadena por un único trámite, realizado en el país que expidió el documento.

Apostilla, legalización consular o nada: cómo saber qué necesitas

La regla de partida está en el art. 33 del DPR 445/2000: las firmas de los documentos expedidos por autoridades extranjeras que deban surtir efecto en Italia «sono legalizzate dalle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane all'estero» (las legalizan las representaciones diplomáticas o consulares italianas en el extranjero). El mismo artículo, en su apartado 5, deja a salvo «le esenzioni dall'obbligo della legalizzazione e della traduzione stabilite da leggi o da accordi internazionali». En la práctica se dan tres situaciones.

1. El país está adherido al Convenio de La Haya: hace falta la apostilla

Es el caso más frecuente. Además de casi toda Europa, están adheridos, entre otros, Estados Unidos, Brasil, Argentina, México, India, Rusia, Ucrania, Marruecos (desde 2016), Túnez (desde 2018), China (desde el 7 de noviembre de 2023) y Canadá (desde el 11 de enero de 2024). La lista cambia cada año: consulta siempre la tabla actualizada de la Conferencia de La Haya antes de empezar. En casos excepcionales un Estado ha formulado una objeción a la adhesión de otro: entre esos dos países la apostilla no vale y se vuelve a la legalización.

La apostilla se solicita a la autoridad designada por el país que expidió el documento: a menudo el ministerio de Asuntos Exteriores, a veces el ministerio de Justicia, un tribunal o un notario. Italia no puede ponerla sobre un documento extranjero, y tampoco el consulado italiano.

2. El país no está adherido: hace falta la legalización consular

Si el país de expedición no se ha adherido al Convenio, el documento debe legalizarse: normalmente primero en el ministerio de Asuntos Exteriores local y después en la embajada o el consulado italiano competente, con cita previa y presentando el original. Es el procedimiento más largo y más caro, y los plazos dependen por completo del consulado. Las instrucciones se publican en la web de cada representación italiana y en la página de la Farnesina (el Ministerio de Asuntos Exteriores italiano) dedicada a traducción y legalización de documentos.

3. Exención: no hace falta ni una ni otra

Aquí están las buenas noticias, que mucha gente desconoce:

• Reglamento (UE) 2016/1191. Desde el 16 de febrero de 2019, los documentos públicos expedidos por un país de la Unión para acreditar nacimiento, vida, defunción, nombre, matrimonio, divorcio, unión registrada, filiación, adopción, residencia, nacionalidad y ausencia de antecedentes penales están exentos de legalización y apostilla cuando se presentan ante las autoridades de otro país de la UE (texto del Reglamento). Para muchos de estos documentos existe además un formulario estándar multilingüe que se adjunta y que puede evitar la traducción.
• Convenio de Bruselas de 25 de mayo de 1987, ratificado por Italia mediante la legge 106/1990 y en vigor desde el 10 de enero de 1991: suprime la legalización entre los Estados que lo aplican, entre ellos Francia, Bélgica, Dinamarca e Irlanda (ficha de la Prefettura). Cubre también documentos que el Reglamento de la UE no cubre, como los títulos académicos o los documentos notariales.
• Convenio de Viena de 8 de septiembre de 1976 sobre certificaciones plurilingües del registro civil, ratificado por Italia mediante la legge 870/1978: los extractos de nacimiento, matrimonio y defunción expedidos en modelo plurilingüe por los países adheridos están exentos de legalización y, por regla general, no hay que traducirlos, porque el modelo recoge los epígrafes en varios idiomas.
• Acuerdos bilaterales entre Italia y determinados países, que eximen ciertas categorías de documentos. Son numerosos y tienen excepciones: si crees que tu caso entra en alguno, pide confirmación a la oficina que recibirá el documento.

Atención: la exención de apostilla no es una exención de traducción. Un certificado de antecedentes penales francés no necesita apostilla en Italia, pero si está en francés y no lleva el formulario multilingüe, la oficina te pedirá igualmente la traducción al italiano.

Documento extranjero para usar en Italia: primero la apostilla, después la traducción

Este es el punto en el que más dinero se pierde. El orden correcto es:

• 1. Obtén el documento en el país de expedición, en la forma exigida (a menudo «certificación literal», con todas las anotaciones, y de fecha reciente).
• 2. Haz que pongan la apostilla (o la legalización) sobre el original, también en el país de expedición.
• 3. Haz traducir el documento junto con la apostilla: la apostilla está redactada en el idioma del país que la expide, y la oficina italiana también quiere entenderla.
• 4. Preséntalo en Italia: el original apostillado con la traducción.

Si inviertes los pasos 2 y 3, la traducción no cubre la apostilla y hay que repetirla. Lo recordamos también en las preguntas frecuentes: si tu documento necesita apostilla, obtenla antes de encargar la traducción y súbela junto con el documento.

¿Qué traducción acepta la oficina italiana?

El mismo art. 33 del DPR 445/2000, en su apartado 3, establece que a los documentos en lengua extranjera debe adjuntarse «una traduzione in lingua italiana certificata conforme al testo straniero dalla competente rappresentanza diplomatica o consolare, ovvero da un traduttore ufficiale» (una traducción al italiano certificada conforme por la representación diplomática o consular competente o por un traductor oficial). El Reglamento (UE) 2016/1191, en su art. 6, añade que una traducción certificada realizada por una persona habilitada con arreglo al Derecho de un Estado miembro se acepta en todos los Estados miembros, para los documentos incluidos en el Reglamento.

Existen, por tanto, varias vías: la traducción certificada por el consulado italiano en el país de expedición, la traducción de un traductor jurado y la asseverazione (jura de la traducción) ante un tribunal italiano. Cuál acepta tu oficina depende de la oficina y del trámite. Las diferencias entre estas modalidades se explican en la guía sobre traducción jurada, asseverata, certificada y legalizada; cuándo basta una traducción en PDF lo encontrarás en traducción jurada en PDF: cuándo basta.

¿Hay que apostillar la firma del traductor?

Normalmente no: la oficina italiana pide la apostilla sobre el documento original, no sobre la traducción. Sin embargo, puede ocurrir que un organismo pida que también la firma del traductor esté legalizada o apostillada, o que la traducción se certifique conforme al original y no a un escaneo. Son peticiones menos frecuentes, que se gestionan caso por caso: si el organismo ya te las ha indicado, escríbenos desde la página de contacto antes de hacer el pedido y te diremos si podemos hacerlo y cómo, con un presupuesto.

Documento italiano para usar en el extranjero: Prefettura o Procura

En sentido inverso, la apostilla la pone Italia. Las autoridades competentes son dos, y equivocarse de ventanilla hace perder una cita:

• Prefettura (la delegación del Gobierno en cada provincia): documentos administrativos expedidos por los Comuni (ayuntamientos) y otros organismos públicos. Por ejemplo, certificados y extractos de nacimiento, matrimonio y defunción, certificados de residencia y de composición familiar, certificados de ciudadanía y muchos títulos académicos.
• Procura della Repubblica (la fiscalía) adscrita al tribunal: documentos judiciales y notariales. Por ejemplo, sentencias (divorcio, adopción), poderes y otros documentos notariales, copias auténticas, y las traducciones asseverate en el tribunal, cuya firma es la del secretario judicial que recibió el juramento.

Ambas trabajan por regla general con cita previa. La Procura de Turín, por ejemplo, precisa que las apostillas y legalizaciones se presentan «solo su appuntamento» (solo con cita), «non prevedono il pagamento di diritti» (no conllevan el pago de tasas) y los documentos «si ritirano nella stessa giornata fissata nell'appuntamento» (se recogen el mismo día de la cita) (página de la Procura de Turín). Las modalidades cambian de una sede a otra: consulta la web de la Prefettura o de la Procura de tu provincia.

¿Y la traducción, en este caso?

Para un documento italiano que vaya a usarse en el extranjero, la regla sobre la traducción la decide el país de destino, no Italia. Algunos países tienen su propio sistema de traductores jurados y pueden exigir que la traducción la haga un traductor habilitado en su territorio; otros aceptan una traducción jurada hecha en otro lugar, eventualmente apostillada a su vez. Antes de hacer el pedido, pregunta al organismo extranjero qué modalidad acepta. Para la mayoría de los documentos del registro civil destinados a otro país de la UE, recuerda el formulario multilingüe del Reglamento 2016/1191: si tu Comune te lo expide junto con el certificado, puede que no necesites ni apostilla ni traducción.

Cuánto cuesta y cuánto tiempo lleva

Los costes se suman paso a paso, y conviene calcularlos todos antes de empezar.

Apostilla sobre un documento extranjero

El coste y los plazos los fija el país de expedición: en algunos países la apostilla es gratuita e inmediata; en otros es de pago y tarda días o semanas, a veces con una cita que hay que reservar con mucha antelación. El dato correcto está en la web de la autoridad designada de ese país, que encontrarás en la tabla de la Conferencia de La Haya. Muchos países expiden también la apostilla electrónica (e-Apostilla), verificable en línea: antes de elegirla, pregunta a la oficina italiana si la acepta.

Legalización consular

A los plazos del ministerio local se suman los del consulado italiano, que dependen de la agenda de la sede. Las posibles tasas consulares las publica la representación competente.

Apostilla sobre un documento italiano

Las Prefetture piden una marca da bollo (timbre fiscal) de 16 euros por cada apostilla o legalización, con independencia del número de páginas; si el documento original se expidió exento del timbre, con indicación de la norma, la apostilla también está exenta. En la Procura el servicio no conlleva tasas; para el timbre, sigue las instrucciones de la sede.

Traducción

Con Giuradoc la traducción jurada cuesta 30 € por página, con el mismo precio para todos los documentos: por ejemplo, el acta de nacimiento, el certificado de antecedentes penales o el título universitario. La apostilla que figura en el documento se traduce junto con el documento. Para una comparación completa de los costes del mercado, lee cuánto cuesta una traducción jurada.

Los casos más frecuentes, documento por documento

Actas del registro civil (nacimiento, matrimonio, defunción)

Son los documentos más solicitados para la ciudadanía, el matrimonio, la inscripción y la reagrupación familiar. Si proceden de un país de la UE, comprueba primero la exención del Reglamento 2016/1191 y si existe el formulario multilingüe o el extracto plurilingüe. Si proceden de fuera de la UE, hacen falta la apostilla o la legalización y después la traducción: traducción jurada del acta de nacimiento, del acta de matrimonio, del acta de defunción.

Certificado de antecedentes penales (casellario giudiziale)

Se exige para la ciudadanía, para muchos visados de trabajo y para algunas colegiaciones profesionales. Suele tener una validez corta (a menudo seis meses para los trámites de ciudadanía), así que la secuencia certificado, apostilla y traducción debe hacerse en plazos ajustados. Todos los pasos para la ciudadanía están en la guía de los documentos para la ciudadanía italiana.

Títulos académicos

Los títulos y certificados de notas extranjeros, para matricularse en la universidad o para el reconocimiento profesional, deben por lo general apostillarse o legalizarse sobre el original antes de la traducción. Las universidades y el CIMEA (el centro italiano de información sobre el reconocimiento de títulos) indican caso por caso lo que piden: lee las instrucciones de la universidad antes de encargar la traducción del certificado de notas.

Sentencias y documentos notariales

Una sentencia de divorcio extranjera que haya que inscribir en el Comune, o un poder firmado en el extranjero para vender un inmueble en Italia, siguen la misma regla: apostilla en el país de expedición y después traducción. En el caso del poder, la apostilla se pone sobre la firma del notario extranjero. Fichas: sentencia o documento judicial y poder o documento notarial.

Documentos para el permiso de residencia

Para los permisos vinculados a la familia, la Questura (la oficina de extranjería de la policía) y el Sportello unico per l'immigrazione piden a menudo actas del registro civil apostilladas y traducidas. La lista por tipo de permiso está en la guía de los documentos que hay que traducir para el permiso de residencia.

Los errores que hacen perder tiempo y dinero

• Traducir antes de la apostilla. La traducción no cubre la apostilla y hay que repetirla. Es, con diferencia, el error más común.
• Pedir la apostilla en el país equivocado. La apostilla solo la expide el país que emitió el documento. Un certificado marroquí se apostilla en Marruecos, no en Italia ni en el consulado italiano.
• Apostillar la fotocopia. La apostilla va sobre el original o sobre una copia auténtica expedida por la autoridad competente, según las normas del país.
• Apostillar un documento que no lo necesita. Entre países de la UE, para muchos documentos del registro civil, es tiempo y dinero perdidos: revisa antes el Reglamento 2016/1191.
• Usar un documento demasiado antiguo. Muchas oficinas exigen certificados recientes. Si entre la expedición y la presentación pasan meses por la apostilla, el documento puede caducar: planifica los plazos hacia atrás a partir de la fecha de la cita.
• Olvidar la apostilla en el escaneo. Si subes solo la primera página del documento y no la hoja de la apostilla, la traducción quedará incompleta. Escanéalo todo, reverso incluido.
• Equivocarse de ventanilla en Italia. Documento del Comune: Prefettura. Sentencia o documento notarial: Procura. Si tienes dudas, llama antes.
• Dar por hecho que el organismo acepta cualquier modalidad. Cada oficina tiene sus prácticas: pregunta por escrito qué traducción y qué autenticación quiere.

Dónde encaja Giuradoc en este proceso

Giuradoc se ocupa del paso de la traducción, y lo hace de forma sencilla:

• subes un escaneo o una foto legible del documento ya apostillado, apostilla incluida;
• un traductor jurado ante los tribunales de apelación competentes traduce el documento y la apostilla, firma y sella la traducción y certifica su fidelidad al documento recibido;
• recibes el PDF por correo electrónico en 24-48 horas laborables;
• si la oficina quiere la traducción también en papel, añade la copia en papel por correo postal (15 €).

Dos servicios son con presupuesto, porque dependen del documento y del país: la traducción conforme al original (nos envías el documento original y la conformidad se certifica sobre él) y la apostilla o legalización. Los encontrarás agrupados en los servicios complementarios; para saber qué solución necesitas, tienes la página qué traducción elegir.

Una aclaración: la traducción estándar no es una asseverazione ante un tribunal italiano. Si tu oficina te ha pedido expresamente esa modalidad, confírmalo con ella: podemos organizarla con presupuesto; escríbenos antes de hacer el pedido. Las combinaciones ofrecidas son italiano desde y hacia inglés, español, francés, alemán, rumano y árabe, además de estos seis idiomas entre sí; para otro idioma, escríbenos para pedir un presupuesto. Para todos los documentos que traducimos, consulta la página nuestros servicios o los documentos más solicitados.

Preguntas frecuentes

¿Primero la apostilla o primero la traducción?

Para un documento extranjero que vaya a usarse en Italia, primero la apostilla sobre el original en el país de expedición y después la traducción, que traduce también la apostilla. Para un documento italiano que vaya a usarse en el extranjero, depende de lo que pida el país de destino: si quiere una traducción asseverata en Italia, la apostilla se pone después, sobre el acta de asseverazione; si acepta el documento italiano apostillado con una traducción hecha allí, la apostilla va sobre el documento italiano antes de traducirlo.

¿La apostilla caduca?

La apostilla en sí no tiene fecha de caducidad. Sin embargo, a efectos del trámite puede caducar el documento sobre el que está puesta: muchas oficinas solo aceptan certificados expedidos hace pocos meses. En ese caso hace falta un certificado nuevo, con una nueva apostilla y una nueva traducción.

¿Hay que apostillar los documentos de un país de la Unión Europea?

Para muchos documentos del registro civil, de residencia, de ciudadanía y de antecedentes penales, no: el Reglamento (UE) 2016/1191 los exime de legalización y apostilla entre Estados miembros. Para otros documentos, como títulos académicos o documentos notariales, puede aplicarse el Convenio de Bruselas de 1987 entre los países que lo aplican. En los demás casos la apostilla sigue siendo necesaria.

¿Puede el consulado italiano poner la apostilla en un documento extranjero?

No. La apostilla solo la expide la autoridad designada por el país que emitió el documento. El consulado italiano interviene con la legalización cuando el país no está adherido al Convenio de La Haya, y puede certificar la conformidad de una traducción.

¿Puede Giuradoc encargarse también de la apostilla?

Sí, con presupuesto, porque los plazos y los costes cambian mucho de un país a otro y de un documento a otro. Escríbenos desde la página de contacto indicando el documento, el país que lo expidió y la oficina a la que va destinado.

¿Sirve una traducción en PDF también con la apostilla?

Para la mayoría de los trámites, sí: la oficina recibe el original apostillado y la traducción. Algunos organismos piden una copia en papel o una traducción conforme al original: en ese caso, añade la copia en papel o pídenos un presupuesto. El tema se trata a fondo en traducción jurada en PDF: cuándo basta y cuándo hace falta el original.

Fuentes: Legge 20 dicembre 1966, n. 1253 (ratificación del Convenio de La Haya de 1961); Conferencia de La Haya, Estados parte del Convenio sobre la Apostilla; DPR 445/2000, art. 33; Reglamento (UE) 2016/1191; Prefettura, Convenio de Bruselas de 1987; Prefettura, Convenio de Viena de 1976; Procura della Repubblica de Turín, apostillas y legalizaciones; Ministerio de Asuntos Exteriores italiano, traducción y legalización de documentos.