Eintragung einer ausländischen Urkunde in Italien: wie es bei der Gemeinde läuft und welche Übersetzungen gebraucht werden

Kurz gefasst

• Die trascrizione ist der Akt, mit dem eine italienische Gemeinde ein im Ausland eingetretenes Personenstandsereignis in ihre eigenen Register einträgt: eine Geburt, eine Eheschließung, einen Todesfall, eine Scheidung. Ohne sie existiert dieses Ereignis für viele italienische Ämter schlicht nicht.
• Der rechtliche Rahmen ist das DPR vom 3. November 2000 Nr. 396, die Personenstandsverordnung: Urkunden über italienische Staatsangehörige, die im Ausland errichtet wurden, werden von der Konsularbehörde an die zuständige Gemeinde übermittelt und dort eingetragen.
• Es gibt zwei Wege: über das italienische Konsulat des Landes, in dem die Urkunde errichtet wurde, oder die Urkunde unmittelbar beim Standesamt der Gemeinde einreichen.
• In beiden Fällen braucht es die Urkunde als vollständige Abschrift, mit Apostille oder konsularischer Legalisation und mit einer italienischen Übersetzung. Für Urkunden aus der Europäischen Union kann das mehrsprachige Formular der Verordnung EU 2016/1191 beides ersparen: fragen Sie danach, es ist kostenlos.
• Bei uns kostet die beeidigte Übersetzung 30 Euro pro Seite, als signiertes und gestempeltes PDF per E-Mail in 24 bis 48 Arbeitsstunden. Die Papierkopie per Post ist eine Option, und manche Gemeinden bevorzugen sie.

Ein im Ausland geborenes Kind, eine in einem anderen Land geschlossene Ehe, eine vor einem ausländischen Gericht erwirkte Scheidung: all das entfaltet in Italien erst Wirkung, nachdem es in den Personenstandsregistern einer Gemeinde eingetragen wurde. Das Verfahren ist kostenlos oder fast, nicht schwierig, aber voller Schritte, die in der richtigen Reihenfolge erledigt werden müssen. Dieser Ratgeber stellt sie in Reihe, erklärt, welche Übersetzung gebraucht wird, und nennt die Fehler, die den Vorgang zurückkommen lassen.

Was die Eintragung ist und wozu sie dient

Eintragen heißt, eine ausländische Urkunde in die italienischen Personenstandsregister zu übernehmen, damit die Gemeinde von da an Bescheinigungen daraus ausstellen, das Melderegister aktualisieren und sie in jedem weiteren Verfahren berücksichtigen kann. Die Folgen sind handfest:

• eine nicht eingetragene Ehe wirkt sich weder auf den Güterstand noch auf die Erbfolge noch auf den in italienischen Bescheinigungen ausgewiesenen Familienstand aus;
• eine nicht eingetragene Geburt verhindert die italienischen Dokumente des Kindes und seine korrekte Erfassung im Melderegister;
• eine nicht eingetragene Scheidung lässt die Person für Italien «verheiratet», was eine neue Eheschließung sofort blockiert;
• ein nicht eingetragener Todesfall blockiert die Erbfolge und die Abwicklung bei Banken und Finanzverwaltung.

Die Eintragung ist auch ein wiederkehrender Schritt in Staatsbürgerschaftsverfahren: der Ratgeber zu den Unterlagen für die italienische Staatsbürgerschaft kommt darauf zurück, weil die Urkunden des Vorfahren oder des Ehegatten oft vor oder zusammen mit dem Antrag eingetragen werden müssen.

Wer sie beantragt und welche Gemeinde zuständig ist

Die Eintragung betrifft Urkunden über italienische Staatsangehörige: wer als Italiener geboren wurde, wer die Staatsbürgerschaft erworben hat, wer im AIRE eingetragen ist. Zuständig ist in der Regel:

• die Wohnsitzgemeinde, für wer in Italien lebt;
• die AIRE-Gemeinde, für wer im Ausland lebt;
• wer keine Bezugsgemeinde hat, erfährt vom Konsulat, welche Stelle zuständig ist: wählen Sie keine Gemeinde nach Bequemlichkeit, der Vorgang würde abgelehnt.

Betrifft Ihr Fall dagegen einen ausländischen Staatsangehörigen, der in Italien lebt, greift die Eintragung nicht: seine Urkunden werden übersetzt und legalisiert für die einzelnen Verfahren gebraucht, etwa für die in den Kollektionen Personenstandsurkunden und Unterlagen für die Arbeit gesammelten.

Die beiden Wege

Über das Konsulat

Das ist der geradlinigste Weg, wenn Sie im Ausland leben. Sie reichen die Urkunde beim zuständigen italienischen Konsulat für den Ort ein, an dem sie errichtet wurde; das Konsulat prüft, veranlasst oder kontrolliert die Übersetzung und übermittelt die Urkunde an die Gemeinde, die sie einträgt. Der Vorteil: die formale Prüfung erfolgt vorher, und wenn etwas nicht stimmt, erfahren Sie es im Konsulat und laufen nicht der Gemeinde hinterher. Der Nachteil sind die Fristen, die von der Auslastung der Vertretung abhängen.

Unmittelbar bei der Gemeinde

Wenn Sie in Italien leben, können Sie die Urkunde direkt beim Standesamt Ihrer Gemeinde einreichen, bereits legalisiert und übersetzt. Das ist der schnellere Weg, aber die gesamte Prüfung liegt davor: Übersetzung und Legalisation müssen in Ordnung sein, denn der Standesbeamte bringt sie nicht für Sie in Ordnung. Viele Gemeinden veröffentlichen eigene Formulare und die genaue Liste dessen, was sie annehmen: suchen Sie sie, bevor Sie losgehen.

Die drei Schritte an der Urkunde, in der richtigen Reihenfolge

1. Die vollständige Abschrift, nicht der Auszug

Gebraucht wird die vollständige Abschrift der von der ausländischen Behörde ausgestellten Urkunde, also das Dokument mit allen Registerdaten, nicht ein zusammenfassender Auszug. Das ist der häufigste Ablehnungsgrund: ein Kurzauszug genügt fast nie. Verlangen Sie bei der ausländischen Behörde ausdrücklich die vollständige Abschrift, «full» oder «long form».

2. Apostille oder Legalisation, und die europäische Ausnahme

Die ausländische Urkunde muss ihre Echtheit belegen. Drei Fälle:

• Land der Europäischen Union: die Verordnung EU 2016/1191 befreit Personenstandsurkunden von der Legalisation und erlaubt ein mehrsprachiges Formular, das in vielen Fällen auch die Übersetzung erspart. Es ist kostenlos oder fast und wird bei der ausstellenden Behörde gleichzeitig beantragt. Fragen Sie immer danach: es kann Ihnen die gesamte Ausgabe sparen.
• Land des Haager Übereinkommens: es braucht die Apostille, angebracht von der zuständigen Behörde dieses Landes.
• Andere Länder: es braucht die Legalisation durch die italienische diplomatische oder konsularische Vertretung im Herkunftsland.

Die Apostille wird vor der Übersetzung angebracht, denn sie gehört zum Dokument und wird mitübersetzt. Der Ratgeber zu Apostille und beeidigter Übersetzung erklärt Land für Land, wo sie beantragt wird, und was passiert, wenn die Reihenfolge vertauscht wird.

3. Die italienische Übersetzung

Die Urkunde muss auf Italienisch vorgelegt werden. Artikel 33 des DPR 445/2000 sieht vor, dass die Übersetzung von der diplomatischen oder konsularischen Vertretung als übereinstimmend bescheinigt oder von einem amtlichen Übersetzer angefertigt wird. In der Praxis verlangt die Gemeinde eine beeidigte Übersetzung, unterschrieben und gestempelt, keine vom Betroffenen selbst angefertigte: wer sie unterschreiben darf, klärt der Ratgeber zu wer in Italien eine beeidigte Übersetzung anfertigen darf, denn der Übersetzer muss außerhalb der Urkunde stehen.

Wir arbeiten auf Grundlage von Scans: Sie laden die Urkunde hoch, ein beim zuständigen Appellationsgericht beeidigter Übersetzer übersetzt, unterschreibt und stempelt sie, und Sie erhalten das PDF per E-Mail in 24 bis 48 Arbeitsstunden zu 30 Euro pro Seite. Manche Standesämter wollen die Übersetzung allerdings auf Papier, zur Akte: dann fügen Sie die Papierkopie per Post hinzu. Der Ratgeber zu wann das PDF genügt und wann das Original gebraucht wird hilft bei der Entscheidung, und der Rat bleibt derselbe: fragen Sie Ihre Gemeinde, welche Form sie annimmt, bevor Sie bestellen. Die empfangende Stelle entscheidet, nicht wir.

Urkunde für Urkunde

Geburtsurkunde

Der häufigste Fall: ein im Ausland geborenes Kind mit mindestens einem italienischen Elternteil. Die örtliche Geburtsurkunde wird dem Konsulat erklärt oder der Gemeinde vorgelegt, als vollständige Abschrift, legalisiert oder apostilliert und übersetzt. Bestellen Sie die beeidigte Übersetzung der Geburtsurkunde nach der Apostille, nicht davor. Achten Sie auf die Schreibweise der Namen: weicht sie in der ausländischen Urkunde von den italienischen Dokumenten des Elternteils ab, melden Sie es der Gemeinde vorab.

Heiratsurkunde

Eine im Ausland zwischen einem italienischen und einem ausländischen Staatsangehörigen oder zwischen zwei Italienern geschlossene Ehe wird auf demselben Weg eingetragen. Gebraucht wird die beeidigte Übersetzung der Heiratsurkunde, in manchen Fällen auch die Geburtsurkunden der Ehegatten. Steht die Hochzeit noch bevor, verläuft der Weg der Unterlagen anders und wird im Ratgeber zur Ehe mit einem ausländischen Staatsangehörigen erklärt.

Sterbeurkunde

Der Tod eines italienischen Staatsangehörigen im Ausland wird in der Gemeinde des letzten Wohnsitzes oder der AIRE-Eintragung eingetragen. Gebraucht wird die beeidigte Übersetzung der Sterbeurkunde. Das Erbverfahren verlangt oft zusätzlich die Familienstandsbescheinigung und die Übersetzung einer notariellen Vollmacht, wenn die Erben im Ausland sind.

Scheidungsurteil

Der technischste Fall. Für Scheidungen aus einem Staat der Europäischen Union gilt die europäische Verordnung über Entscheidungen in Ehesachen, und das Urteil reist mit der dort vorgesehenen Bescheinigung. Für andere Länder gilt das Gesetz 218/1995, das die Anerkennung des ausländischen Urteils vorsieht, wenn die Voraussetzungen erfüllt sind, geprüft vom Standesbeamten oder, bei Streit, vom italienischen Gericht. In beiden Fällen braucht es die beeidigte Übersetzung des Urteils, samt Rechtskraftnachweis, wenn verlangt. Hier mehr als anderswo lohnt es sich, zuerst die Gemeinde zu fragen: die Bewertung ändert sich von Fall zu Fall.

Was es kostet und wie lange es dauert

Es gibt vier Kostenpunkte, und der variabelste ist nicht unserer:

• die Ausstellung der vollständigen Abschrift, zum Preis der ausländischen Behörde;
• die Apostille oder Legalisation, zum örtlichen Tarif;
• die beeidigte Übersetzung: bei uns 30 Euro pro Seite, mit der Seitenzahl als Menge in der Bestellung. Eine Geburtsurkunde passt meist auf eine Seite, ein Scheidungsurteil auf fünf oder sechs. Die Preise stehen auf der Seite Preise, und der Ratgeber zu was eine beeidigte Übersetzung kostet erklärt die Posten, die hinzukommen;
• etwaige Gebühren oder Stempelmarken der Gemeinde: sie sind unterschiedlich, fragen Sie am Schalter.

Zu den Fristen gibt es keine landesweite Zahl: sie hängen von der Auslastung des Konsulats und der Gemeinde ab und reichen von wenigen Wochen bis zu mehreren Monaten. Die Übersetzung selbst braucht 24 bis 48 Arbeitsstunden.

Die Fehler, die den Vorgang zurückkommen lassen

1. Einen Auszug statt der vollständigen Abschrift bringen. Ablehnungsgrund Nummer eins.
2. Vor der Apostille übersetzen. Die Apostille gehört zum Dokument: kommt sie später, muss die Übersetzung neu gemacht oder ergänzt werden.
3. Selbst übersetzen. Der Übersetzer muss außerhalb der Urkunde stehen, Ihre eigene dürfen Sie also nicht übersetzen.
4. In einem EU-Land das mehrsprachige Formular nicht verlangen. Man zahlt eine Legalisation und eine Übersetzung, die nicht nötig waren.
5. Annehmen, das PDF genüge. Viele Gemeinden nehmen es an, andere wollen Papier. Die Frage am Schalter dauert zwei Minuten.
6. Uneinheitliche Namensschreibweisen zwischen ausländischer Urkunde und italienischen Dokumenten: vorher melden, nicht nachher.

Wie wir helfen können

Wir machen eine Sache, und die gut: die beeidigte Übersetzung der Urkunde, fertig zur Akte. Der Ablauf steht auf der Seite so funktioniert es; wenn Sie nicht wissen, welche Art Übersetzung Sie brauchen, beginnen Sie auf der Seite welche Übersetzung passt. Alle Dokumente, die wir bearbeiten, stehen in der Kollektion unsere Leistungen.

Verlangt Ihre Gemeinde ausdrücklich eine vor einem italienischen Gericht beeidete Übersetzung, können wir sie auf Anfrage organisieren: schreiben Sie uns vor der Bestellung, mit der Anforderung der Stelle vor Augen, und wir prüfen gemeinsam, was wirklich gebraucht wird.

Häufige Fragen

Ist die Eintragung Pflicht?

Für Urkunden über italienische Staatsangehörige ja, in dem Sinn, dass das Ereignis ohne Eintragung in den italienischen Registern keine Wirkung entfaltet. In der Praxis merkt man es beim ersten Verfahren, das eine aktuelle Bescheinigung verlangt.

Kann ich sie selbst beantragen oder brauche ich einen Anwalt?

Sie können sie selbst beantragen, bei der Gemeinde oder beim Konsulat. Ein Anwalt ist nur nötig, wenn die Anerkennung eines ausländischen Urteils bestritten wird und die Sache zum Gericht geht.

Nimmt die Gemeinde die Übersetzung als PDF an?

Das hängt von der Gemeinde ab. Viele nehmen das signierte und gestempelte PDF an, andere wollen die Papierkopie zur Akte. Fragen Sie am Schalter und fügen Sie, falls Papier nötig ist, die Papierkopie per Post hinzu.

Meine Urkunde ist rumänisch: brauche ich die Apostille?

Rumänien gehört zur Europäischen Union, Personenstandsurkunden sind also von der Legalisation befreit, und Sie können das mehrsprachige Formular der Verordnung EU 2016/1191 verlangen, das in vielen Fällen auch die Übersetzung erspart. Fragen Sie bei der ausstellenden Stelle danach.

Wie lange dauert es?

Es gibt keine einheitliche Frist: sie hängt von Konsulat und Gemeinde ab und reicht von wenigen Wochen bis zu mehreren Monaten. Die beeidigte Übersetzung selbst ist in 24 bis 48 Arbeitsstunden fertig.

Ich habe eine in den USA ausgesprochene Scheidung: was wird gebraucht?

Das Urteil in beglaubigter Abschrift, mit der Apostille des ausstellenden Bundesstaats, der Rechtskraftnachweis, falls verlangt, und die beeidigte Übersetzung. Da jeder Fall einzeln bewertet wird, holen Sie zuerst die genaue Liste bei der Gemeinde ein.

In welche Sprachen übersetzen Sie?

Italienisch aus und in Englisch, Spanisch, Französisch, Deutsch, Rumänisch und Arabisch, und zwischen diesen sechs Sprachen. Für eine andere Sprache schreiben Sie uns für ein Angebot. Weitere Antworten in den häufigen Fragen.

Quellen: DPR vom 3. November 2000 Nr. 396, Verordnung zur Überarbeitung und Vereinfachung des Personenstandswesens; DPR vom 28. Dezember 2000 Nr. 445, Art. 33; Gesetz vom 31. Mai 1995 Nr. 218, Reform des italienischen internationalen Privatrechts; Verordnung EU 2016/1191 über den freien Verkehr öffentlicher Urkunden; Italienisches Außenministerium, Konsulardienste für Italiener im Ausland.