Apostille et traduction assermentée : dans quel ordre, où et à quel prix

En bref

• L'apostille certifie qu'un document public est authentique (signature, qualité du signataire, sceau). La traduction assermentée en restitue le contenu dans une autre langue. Ce sont deux choses différentes, et il faut souvent les deux.
• Pour un document étranger à utiliser en Italie, l'ordre est le suivant : d'abord l'apostille sur l'original, dans le pays qui a délivré le document, ensuite la traduction, qui traduit aussi l'apostille.
• L'apostille ne vaut qu'entre les pays parties à la Convention de La Haye de 1961. Pour les autres, il faut une légalisation consulaire, plus longue.
• De nombreux documents d'état civil échangés entre pays de l'Union européenne n'ont pas besoin d'apostille grâce au règlement (UE) 2016/1191.
• Pour un document italien à utiliser à l'étranger, l'apostille est apposée par la Prefettura (préfecture) ou par la Procura della Repubblica (parquet), selon le type d'acte.

Apostille et traduction assermentée : ces deux mots reviennent dans presque toutes les démarches qui impliquent un document étranger, qu'il s'agisse de nationalité, de mariage, d'inscription à l'université, de conversion du permis de conduire ou de titre de séjour. Le problème, c'est que presque tout le monde découvre l'apostille après avoir fait traduire le document, et la traduction est alors à refaire. Ce guide sert précisément à l'éviter : savoir si vous avez besoin d'une apostille, qui la délivre, dans quel ordre procéder et combien coûte chaque étape.

Ce qu'est l'apostille, et ce qu'elle n'est pas

L'apostille est un tampon ou une feuille annexée, selon un modèle standard, qu'une autorité désignée par l'État appose sur un document public. Elle a été instituée par la Convention de La Haye du 5 octobre 1961 « supprimant l'exigence de la légalisation des actes publics étrangers », que l'Italie a ratifiée par la loi du 20 décembre 1966, n° 1253 ; pour l'Italie, la Convention est en vigueur depuis le 11 février 1978.

L'apostille atteste trois choses : l'authenticité de la signature, la qualité en laquelle le signataire a agi et, le cas échéant, l'identité du sceau ou du timbre. Elle ne dit rien du contenu du document et ne le traduit pas. C'est pourquoi :

• l'apostille ne remplace pas la traduction : un acte de naissance brésilien apostillé reste un acte en portugais, et un service italien vous demandera quand même sa traduction ;
• la traduction ne remplace pas l'apostille : une traduction parfaite d'un document non apostillé ne rend pas ce document authentique.

Avant la Convention, chaque document étranger devait passer par une chaîne de légalisations : ministère du pays de délivrance, puis consulat italien. Pour les pays parties, l'apostille remplace cette chaîne par une seule étape, accomplie dans le pays qui a délivré le document.

Apostille, légalisation consulaire ou rien : comment savoir ce qu'il vous faut

La règle de départ figure à l'article 33 du DPR 445/2000 : les signatures apposées sur les actes établis par des autorités étrangères et destinés à produire effet en Italie « sont légalisées par les représentations diplomatiques ou consulaires italiennes à l'étranger ». Le même article, à son alinéa 5, réserve « les exemptions de l'obligation de légalisation et de traduction prévues par des lois ou des accords internationaux ». En pratique, trois situations se présentent.

1. Le pays est partie à la Convention de La Haye : il faut l'apostille

C'est le cas le plus fréquent. Outre la quasi-totalité de l'Europe, en font notamment partie les États-Unis, le Brésil, l'Argentine, le Mexique, l'Inde, la Russie, l'Ukraine, le Maroc (depuis 2016), la Tunisie (depuis 2018), la Chine (depuis le 7 novembre 2023) et le Canada (depuis le 11 janvier 2024). La liste évolue chaque année : consultez toujours le tableau à jour de la Conférence de La Haye avant de vous lancer. Dans de rares cas, un État a formulé une objection à l'adhésion d'un autre : entre ces deux pays, l'apostille ne vaut pas et l'on revient à la légalisation.

L'apostille se demande à l'autorité désignée par le pays qui a délivré le document : souvent le ministère des Affaires étrangères, parfois le ministère de la Justice, un tribunal ou un notaire. L'Italie ne peut pas l'apposer sur un document étranger, et le consulat italien non plus.

2. Le pays n'est pas partie à la Convention : il faut la légalisation consulaire

Si le pays de délivrance n'a pas adhéré à la Convention, le document doit être légalisé : en général d'abord par le ministère des Affaires étrangères local, puis par l'ambassade ou le consulat italien compétent, sur rendez-vous et sur présentation de l'original. C'est la procédure la plus longue et la plus coûteuse, et les délais dépendent entièrement du consulat. Les instructions sont publiées sur le site de chaque représentation italienne et sur la page de la Farnesina (ministère italien des Affaires étrangères) consacrée à la traduction et légalisation des documents.

3. Exemption : ni l'une ni l'autre

C'est ici que se cachent les bonnes nouvelles, que beaucoup ignorent :

• Règlement (UE) 2016/1191. Depuis le 16 février 2019, les documents publics délivrés par un pays de l'Union pour établir la naissance, le fait d'être en vie, le décès, le nom, le mariage, le divorce, le partenariat enregistré, la filiation, l'adoption, la résidence, la nationalité et l'absence de casier judiciaire sont dispensés de légalisation et d'apostille lorsqu'ils sont présentés aux autorités d'un autre pays de l'UE (texte du règlement). Pour bon nombre de ces documents, il existe aussi un formulaire type multilingue à joindre, qui peut éviter la traduction.
• Convention de Bruxelles du 25 mai 1987, ratifiée par l'Italie par la loi 106/1990 et en vigueur depuis le 10 janvier 1991 : elle supprime la légalisation entre les États qui l'appliquent, dont la France, la Belgique, le Danemark et l'Irlande (fiche de la Prefettura). Elle couvre aussi des documents que le règlement européen ne couvre pas, comme les diplômes ou les actes notariés.
• Convention de Vienne du 8 septembre 1976 sur les extraits plurilingues d'actes de l'état civil, ratifiée par l'Italie par la loi 870/1978 : les extraits d'actes de naissance, de mariage et de décès délivrés sur le modèle plurilingue par les pays parties sont dispensés de légalisation et, en règle générale, n'ont pas à être traduits, car le modèle présente les rubriques en plusieurs langues.
• Accords bilatéraux entre l'Italie et certains pays, qui dispensent certaines catégories d'actes. Ils sont nombreux et comportent des exceptions : si vous pensez être concerné, demandez confirmation au service qui recevra le document.

Attention : la dispense d'apostille n'est pas une dispense de traduction. Un extrait de casier judiciaire français n'a pas besoin d'apostille en Italie, mais s'il est en français et n'est pas accompagné du formulaire multilingue, le service vous demandera tout de même sa traduction en italien.

Document étranger à utiliser en Italie : d'abord l'apostille, ensuite la traduction

C'est le point sur lequel on perd le plus d'argent. L'ordre correct est le suivant :

• 1. Obtenez le document dans le pays de délivrance, sous la forme demandée (souvent une « copie intégrale », avec toutes les mentions, et récente).
• 2. Faites apposer l'apostille (ou la légalisation) sur l'original, toujours dans le pays de délivrance.
• 3. Faites traduire le document avec son apostille : l'apostille est rédigée dans la langue du pays qui la délivre, et le service italien veut aussi la comprendre.
• 4. Présentez en Italie l'original apostillé accompagné de la traduction.

Si vous inversez les étapes 2 et 3, la traduction ne couvre pas l'apostille et doit être refaite. Nous le rappelons aussi dans les questions fréquentes : si votre document doit être apostillé, obtenez l'apostille avant de commander la traduction et téléversez-la avec le document.

Quelle traduction le service italien accepte-t-il ?

Toujours l'article 33 du DPR 445/2000, à son alinéa 3, prévoit que les documents en langue étrangère doivent être accompagnés d'« une traduction en langue italienne certifiée conforme au texte étranger par la représentation diplomatique ou consulaire compétente, ou par un traducteur officiel ». Le règlement (UE) 2016/1191, à son article 6, ajoute qu'une traduction certifiée réalisée par une personne habilitée selon le droit d'un État membre est acceptée dans tous les États membres, pour les documents qui relèvent du règlement.

Plusieurs voies existent donc : la traduction certifiée par le consulat italien dans le pays de délivrance, la traduction d'un traducteur assermenté, l'asseverazione (prestation de serment de la traduction) devant un tribunal italien. Celle qu'accepte votre service dépend du service et de la démarche. Les différences entre ces formes sont expliquées dans le guide sur la traduction assermentée, asseverata, certifiée et légalisée ; pour savoir quand une traduction en PDF suffit, consultez traduction assermentée en PDF : quand elle suffit.

Et la signature du traducteur, faut-il l'apostiller ?

En général, non : le service italien demande l'apostille sur le document original, pas sur la traduction. Il peut toutefois arriver qu'un organisme exige que la signature du traducteur soit elle aussi légalisée ou apostillée, ou que la traduction soit certifiée conforme à l'original et non à un scan. Ces demandes sont moins fréquentes et se traitent au cas par cas : si l'organisme vous les a déjà indiquées, écrivez-nous depuis la page contact avant de commander et nous vous dirons si et comment nous pouvons le faire, sur devis.

Document italien à utiliser à l'étranger : Prefettura ou Procura

Dans le sens inverse, c'est l'Italie qui appose l'apostille. Deux autorités sont compétentes, et se tromper de guichet fait perdre un rendez-vous :

• Prefettura : actes administratifs délivrés par les Comuni (mairies) et les organismes publics. Par exemple les certificats et extraits de naissance, de mariage et de décès, les certificats de résidence et de composition de la famille, les certificats de nationalité, de nombreux diplômes.
• Procura della Repubblica près le tribunal : actes judiciaires et notariés. Par exemple les jugements (divorce, adoption), les procurations et autres actes notariés, les copies authentiques, ainsi que les traductions asseverate au tribunal, dont la signature est celle du greffier qui a reçu le serment.

Toutes deux travaillent en règle générale sur rendez-vous. La Procura de Turin, par exemple, précise que les apostilles et légalisations se déposent « uniquement sur rendez-vous », « ne donnent lieu au paiement d'aucun droit » et que les actes « se retirent le jour même fixé pour le rendez-vous » (page de la Procura de Turin). Les modalités varient d'un bureau à l'autre : consultez le site de la Prefettura ou de la Procura de votre province.

Et la traduction, dans ce cas ?

Pour un document italien à utiliser à l'étranger, c'est le pays de destination qui fixe la règle de traduction, pas l'Italie. Certains pays ont leur propre système de traducteurs assermentés et peuvent exiger que la traduction soit faite par un traducteur habilité sur leur territoire ; d'autres acceptent une traduction assermentée réalisée ailleurs, éventuellement apostillée à son tour. Avant de commander, demandez à l'organisme étranger quelle forme il accepte. Pour la plupart des documents d'état civil destinés à un autre pays de l'UE, pensez au formulaire multilingue du règlement 2016/1191 : si votre Comune vous le délivre avec le certificat, vous pourriez n'avoir besoin ni d'apostille ni de traduction.

Combien cela coûte et combien de temps il faut

Les coûts s'additionnent étape par étape, et mieux vaut tous les estimer avant de commencer.

Apostille sur un document étranger

Le coût et les délais sont fixés par le pays de délivrance : dans certains pays, l'apostille est gratuite et immédiate, dans d'autres elle est payante et prend des jours ou des semaines, parfois avec un rendez-vous à réserver longtemps à l'avance. Le bon chiffre se trouve sur le site de l'autorité désignée de ce pays, que vous trouverez dans le tableau de la Conférence de La Haye. De nombreux pays délivrent aussi l'apostille électronique (e-Apostille), vérifiable en ligne : avant de la choisir, demandez au service italien s'il l'accepte.

Légalisation consulaire

Aux délais du ministère local s'ajoutent ceux du consulat italien, qui dépendent de l'agenda du poste. Les éventuels tarifs consulaires sont publiés par la représentation compétente.

Apostille sur un document italien

Les Prefetture demandent une marca da bollo (timbre fiscal) de 16 euros par apostille ou légalisation, quel que soit le nombre de pages ; si l'acte original a été délivré en exonération du droit de timbre, avec mention de la norme applicable, l'apostille en est également exonérée. À la Procura, le service ne donne lieu à aucun droit ; pour le timbre, suivez les instructions du bureau.

Traduction

Chez Giuradoc, la traduction assermentée coûte 30 € la page, au même prix pour tous les documents : par exemple l'acte de naissance, l'extrait de casier judiciaire ou le diplôme universitaire. L'apostille figurant sur le document est traduite avec le document. Pour une comparaison complète des prix du marché, lisez combien coûte une traduction assermentée.

Les cas les plus fréquents, document par document

Actes d'état civil (naissance, mariage, décès)

Ce sont les documents les plus demandés pour la nationalité, le mariage, la transcription et le regroupement familial. S'ils proviennent d'un pays de l'UE, vérifiez d'abord la dispense prévue par le règlement 2016/1191 et l'existence du formulaire multilingue ou de l'extrait plurilingue. S'ils proviennent d'un pays hors UE, il faut l'apostille ou la légalisation, puis la traduction : traduction assermentée de l'acte de naissance, de l'acte de mariage, de l'acte de décès.

Extrait de casier judiciaire (casellario giudiziale)

Il est demandé pour la nationalité, pour de nombreux visas de travail et pour certaines inscriptions professionnelles. Sa validité est généralement courte (souvent six mois pour les demandes de nationalité) : la séquence certificat, apostille, traduction doit donc se faire dans des délais serrés. Toutes les étapes pour la nationalité figurent dans le guide des documents pour la nationalité italienne.

Diplômes

Les diplômes et relevés de notes étrangers, pour s'inscrire à l'université ou pour la reconnaissance professionnelle, doivent en principe être apostillés ou légalisés sur l'original avant la traduction. Les universités et le CIMEA (centre italien d'information sur la reconnaissance des diplômes) indiquent au cas par cas ce qu'ils exigent : lisez les instructions de l'université avant de commander la traduction du relevé de notes.

Jugements et actes notariés

Un jugement de divorce étranger à transcrire auprès du Comune, ou une procuration signée à l'étranger pour vendre un bien immobilier en Italie, suivent la même règle : apostille dans le pays de délivrance, puis traduction. Pour la procuration, l'apostille est apposée sur la signature du notaire étranger. Fiches : jugement ou acte judiciaire et procuration ou acte notarié.

Documents pour le titre de séjour

Pour les titres de séjour liés à la famille, la Questura (services de police chargés des étrangers) et le Sportello unico (guichet unique pour l'immigration) demandent souvent des actes d'état civil apostillés et traduits. La liste par type de titre se trouve dans le guide des documents à traduire pour le titre de séjour.

Les erreurs qui font perdre du temps et de l'argent

• Traduire avant l'apostille. La traduction ne couvre pas l'apostille et doit être refaite. C'est de loin l'erreur la plus courante.
• Demander l'apostille dans le mauvais pays. Seul le pays qui a émis le document peut délivrer l'apostille. Un certificat marocain s'apostille au Maroc, pas en Italie ni au consulat italien.
• Apostiller la photocopie. L'apostille s'appose sur l'original ou sur une copie authentique délivrée par l'autorité compétente, selon les règles du pays.
• Apostiller un document qui n'en a pas besoin. Entre pays de l'UE, pour de nombreux documents d'état civil, c'est du temps et de l'argent perdus : vérifiez d'abord le règlement 2016/1191.
• Utiliser un document trop ancien. Beaucoup de services exigent des certificats récents. Si l'apostille prend des mois entre la délivrance et le dépôt, le document peut expirer : planifiez à rebours à partir de la date du rendez-vous.
• Oublier l'apostille dans le scan. Si vous ne téléversez que la première page du document sans la feuille d'apostille, la traduction sera incomplète. Scannez tout, verso compris.
• Se tromper de guichet en Italie. Acte du Comune : Prefettura. Jugement ou acte notarié : Procura. En cas de doute, téléphonez d'abord.
• Tenir pour acquis que l'organisme accepte n'importe quelle forme. Chaque service a ses usages : demandez par écrit quelle traduction et quelle authentification il exige.

La place de Giuradoc dans ce parcours

Giuradoc s'occupe de l'étape de la traduction, et le fait simplement :

• vous téléversez un scan ou une photo lisible du document déjà apostillé, apostille comprise ;
• un traducteur assermenté auprès des cours d'appel compétentes traduit le document et l'apostille, signe et tamponne la traduction et en atteste la fidélité au document reçu ;
• vous recevez le PDF par e-mail en 24 à 48 heures ouvrées ;
• si le service veut aussi la traduction sur papier, ajoutez la copie papier par la poste (15 €).

Deux services sont sur devis, car ils dépendent du document et du pays : la traduction conforme à l'original (vous nous envoyez le document original et la conformité est certifiée sur celui-ci) et l'apostille ou légalisation. Vous les trouverez réunis parmi les services complémentaires ; pour savoir quelle solution vous convient, consultez la page quelle traduction choisir.

Une précision : la traduction standard n'est pas une asseverazione devant un tribunal italien. Si votre service vous a expressément demandé cette forme, vérifiez-le auprès de lui : nous pouvons l'organiser sur devis, écrivez-nous avant de commander. Les combinaisons proposées sont l'italien depuis et vers l'anglais, l'espagnol, le français, l'allemand, le roumain et l'arabe, ainsi que ces six langues entre elles ; pour une autre langue, écrivez-nous pour un devis. Pour tous les documents que nous traduisons, consultez la page nos services ou les documents les plus demandés.

Questions fréquentes

D'abord l'apostille ou d'abord la traduction ?

Pour un document étranger à utiliser en Italie, d'abord l'apostille sur l'original dans le pays de délivrance, ensuite la traduction, qui traduit aussi l'apostille. Pour un document italien à utiliser à l'étranger, tout dépend de ce que demande le pays de destination : s'il veut une traduction asseverata en Italie, l'apostille vient après, sur l'acte d'asseverazione ; s'il accepte le document italien apostillé accompagné d'une traduction faite sur place, l'apostille s'appose sur le document italien avant sa traduction.

L'apostille a-t-elle une date d'expiration ?

L'apostille elle-même n'expire pas. En revanche, le document sur lequel elle est apposée peut, pour les besoins de la démarche, ne plus être valable : beaucoup de services n'acceptent que des certificats délivrés depuis quelques mois. Il faut alors un nouveau certificat, avec une nouvelle apostille et une nouvelle traduction.

Les documents d'un pays de l'Union européenne doivent-ils être apostillés ?

Pour de nombreux documents d'état civil, de résidence, de nationalité et de casier judiciaire, non : le règlement (UE) 2016/1191 les dispense de légalisation et d'apostille entre États membres. Pour d'autres documents, comme les diplômes ou les actes notariés, la Convention de Bruxelles de 1987 peut s'appliquer entre les pays qui l'appliquent. Dans les autres cas, l'apostille reste nécessaire.

Le consulat italien peut-il apposer l'apostille sur un document étranger ?

Non. Seule l'autorité désignée par le pays qui a émis le document délivre l'apostille. Le consulat italien intervient pour la légalisation lorsque le pays n'est pas partie à la Convention de La Haye, et il peut certifier la conformité d'une traduction.

Giuradoc peut-il aussi s'occuper de l'apostille ?

Oui, sur devis, car les délais et les coûts varient beaucoup d'un pays à l'autre et d'un document à l'autre. Écrivez-nous depuis la page contact en indiquant le document, le pays qui l'a délivré et le service auquel il est destiné.

Une traduction en PDF convient-elle aussi avec l'apostille ?

Pour la plupart des démarches, oui : le service reçoit l'original apostillé et la traduction. Certains organismes demandent une copie papier ou une traduction conforme à l'original : dans ce cas, ajoutez la copie papier ou demandez-nous un devis. Le sujet est approfondi dans traduction assermentée en PDF : quand elle suffit et quand l'original est nécessaire.

Sources : Legge 20 dicembre 1966, n. 1253 (ratification de la Convention de La Haye de 1961) ; Conférence de La Haye, États parties à la Convention Apostille ; DPR 445/2000, art. 33 ; Règlement (UE) 2016/1191 ; Prefettura, Convention de Bruxelles de 1987 ; Prefettura, Convention de Vienne de 1976 ; Procura della Repubblica de Turin, apostilles et légalisations ; Ministère italien des Affaires étrangères, traduction et légalisation des documents.