Apostille e traduzione giurata: in che ordine, dove e quanto costa

In breve

• L'apostille certifica che un documento pubblico è autentico (firma, qualifica di chi l'ha firmato, timbro). La traduzione giurata ne rende il contenuto in un'altra lingua. Sono due cose diverse e spesso servono entrambe.
• Per un documento estero da usare in Italia l'ordine è: prima l'apostille sull'originale, nel Paese che ha rilasciato il documento, poi la traduzione, che traduce anche l'apostille.
• L'apostille vale solo tra i Paesi che aderiscono alla Convenzione dell'Aia del 1961. Per gli altri serve la legalizzazione consolare, più lunga.
• Molti documenti di stato civile scambiati tra Paesi dell'Unione europea non hanno bisogno di apostille grazie al Regolamento UE 2016/1191.
• Per un documento italiano da usare all'estero l'apostille la mettono la Prefettura o la Procura della Repubblica, a seconda del tipo di atto.

Apostille e traduzione giurata sono le due parole che tornano in quasi ogni pratica con un documento straniero: cittadinanza, matrimonio, iscrizione all'università, conversione della patente, permesso di soggiorno. Il problema è che quasi tutti scoprono l'apostille dopo aver fatto tradurre il documento, e a quel punto la traduzione va rifatta. Questa guida serve a evitare proprio questo: capire se ti serve l'apostille, chi la rilascia, in che ordine muoverti e quanto costa ogni passaggio.

Che cos'è l'apostille, e che cosa non è

L'apostille è un timbro o un foglio allegato, con un modello standard, che un'autorità designata dallo Stato appone su un documento pubblico. È stata introdotta dalla Convenzione dell'Aia del 5 ottobre 1961 «riguardante l'abolizione della legalizzazione di atti pubblici stranieri», che l'Italia ha ratificato con la legge 20 dicembre 1966, n. 1253; per l'Italia la Convenzione è in vigore dall'11 febbraio 1978.

L'apostille attesta tre cose: l'autenticità della firma, la qualità in cui ha agito chi ha firmato e, se c'è, l'identità del timbro. Non dice nulla sul contenuto del documento e non lo traduce. Per questo:

• l'apostille non sostituisce la traduzione: un atto di nascita brasiliano apostillato resta un atto in portoghese, e un ufficio italiano ti chiederà comunque la traduzione;
• la traduzione non sostituisce l'apostille: una traduzione perfetta di un documento non apostillato non rende autentico il documento.

Prima della Convenzione, ogni documento straniero doveva passare per una catena di legalizzazioni: ministero del Paese di rilascio, poi consolato italiano. Per i Paesi aderenti l'apostille sostituisce questa catena con un unico passaggio, fatto nel Paese che ha rilasciato il documento.

Apostille, legalizzazione consolare o niente: come capire che cosa ti serve

La regola di partenza è scritta nell'art. 33 del DPR 445/2000: le firme sugli atti formati da autorità estere e da valere in Italia «sono legalizzate dalle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane all'estero». Lo stesso articolo, al comma 5, fa salve «le esenzioni dall'obbligo della legalizzazione e della traduzione stabilite da leggi o da accordi internazionali». In pratica ci sono tre situazioni.

1. Il Paese aderisce alla Convenzione dell'Aia: serve l'apostille

È il caso più frequente. Oltre a quasi tutta l'Europa, aderiscono tra gli altri Stati Uniti, Brasile, Argentina, Messico, India, Russia, Ucraina, Marocco (dal 2016), Tunisia (dal 2018), Cina (dal 7 novembre 2023) e Canada (dall'11 gennaio 2024). L'elenco cambia ogni anno: controlla sempre la tabella aggiornata della Conferenza dell'Aia prima di muoverti. In rari casi uno Stato ha sollevato un'obiezione all'adesione di un altro: tra quei due Paesi l'apostille non vale e si torna alla legalizzazione.

L'apostille si chiede all'autorità designata dal Paese che ha rilasciato il documento: spesso il ministero degli Esteri, a volte il ministero della Giustizia, un tribunale o un notaio. Non la può mettere l'Italia su un documento straniero, e non la può mettere il consolato italiano.

2. Il Paese non aderisce: serve la legalizzazione consolare

Se il Paese di rilascio non ha aderito alla Convenzione, il documento va legalizzato: di solito prima dal ministero degli Esteri locale, poi dall'ambasciata o dal consolato italiano competente, su appuntamento e presentando l'originale. È la procedura più lunga e più costosa, e i tempi dipendono interamente dal consolato. Le istruzioni sono pubblicate sul sito di ciascuna rappresentanza italiana e sulla pagina della Farnesina dedicata a traduzione e legalizzazione dei documenti.

3. Esenzione: non serve né l'una né l'altra

Qui si annidano le buone notizie, che molti non conoscono:

• Regolamento UE 2016/1191. Dal 16 febbraio 2019 i documenti pubblici rilasciati da un Paese dell'Unione per provare nascita, esistenza in vita, decesso, nome, matrimonio, divorzio, unione registrata, filiazione, adozione, residenza, cittadinanza e assenza di precedenti penali sono esenti da legalizzazione e apostille quando vanno presentati alle autorità di un altro Paese UE (testo del Regolamento). Per molti di questi documenti esiste anche un modulo standard multilingue da allegare, che può evitare la traduzione.
• Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987, ratificata dall'Italia con la legge 106/1990 e in vigore dal 10 gennaio 1991: sopprime la legalizzazione tra gli Stati che l'applicano, tra cui Francia, Belgio, Danimarca e Irlanda (scheda della Prefettura). Copre anche documenti che il Regolamento UE non copre, come i titoli di studio o gli atti notarili.
• Convenzione di Vienna dell'8 settembre 1976 sugli estratti plurilingue di stato civile, ratificata dall'Italia con la legge 870/1978: gli estratti di nascita, matrimonio e morte rilasciati su modello plurilingue dai Paesi aderenti sono esenti da legalizzazione e, di regola, non vanno tradotti, perché il modello riporta le voci in più lingue.
• Accordi bilaterali tra l'Italia e singoli Paesi, che esentano alcune categorie di atti. Sono numerosi e con eccezioni: se pensi di rientrarvi, chiedi conferma all'ufficio che riceverà il documento.

Attenzione: l'esenzione dall'apostille non è un'esenzione dalla traduzione. Un certificato del casellario francese non ha bisogno di apostille in Italia, ma se è in francese e non ha il modulo multilingue, l'ufficio ti chiederà comunque la traduzione in italiano.

Documento estero da usare in Italia: prima l'apostille, poi la traduzione

Questo è il punto su cui si perdono più soldi. L'ordine corretto è:

• 1. Ottieni il documento nel Paese di rilascio, nella forma richiesta (spesso «copia integrale», con tutte le annotazioni, e di data recente).
• 2. Fai apporre l'apostille (o la legalizzazione) sull'originale, sempre nel Paese di rilascio.
• 3. Fai tradurre il documento insieme all'apostille: l'apostille è scritta nella lingua del Paese che la rilascia, e l'ufficio italiano vuole capire anche quella.
• 4. Presenta in Italia l'originale apostillato con la traduzione.

Se inverti i passaggi 2 e 3, la traduzione non copre l'apostille e va rifatta. Lo ricordiamo anche nelle domande frequenti: se il tuo documento richiede l'apostille, ottienila prima di ordinare la traduzione e caricala insieme al documento.

Che traduzione accetta l'ufficio italiano?

Sempre l'art. 33 del DPR 445/2000, al comma 3, stabilisce che ai documenti in lingua straniera va allegata «una traduzione in lingua italiana certificata conforme al testo straniero dalla competente rappresentanza diplomatica o consolare, ovvero da un traduttore ufficiale». Il Regolamento UE 2016/1191, all'art. 6, aggiunge che una traduzione certificata eseguita da una persona abilitata secondo il diritto di uno Stato membro è accettata in tutti gli Stati membri, per i documenti che rientrano nel Regolamento.

Esistono quindi più strade: la traduzione certificata dal consolato italiano nel Paese di rilascio, la traduzione di un traduttore giurato, l'asseverazione davanti a un tribunale italiano. Quale accetti il tuo ufficio dipende dall'ufficio e dalla pratica. Le differenze tra queste forme sono spiegate nella guida su traduzione giurata, asseverata, certificata e legalizzata; quando una traduzione in PDF è sufficiente lo trovi in traduzione giurata in PDF: quando basta.

E la firma del traduttore va apostillata?

Di solito no: l'ufficio italiano chiede l'apostille sul documento originale, non sulla traduzione. Può capitare però che un ente chieda che anche la firma del traduttore sia legalizzata o apostillata, oppure che la traduzione sia certificata conforme all'originale e non a una scansione. Sono richieste meno frequenti, che vanno gestite caso per caso: se l'ente te le ha già indicate, scrivici dalla pagina contatti prima di ordinare e ti diciamo se e come possiamo farlo, con un preventivo.

Documento italiano da usare all'estero: Prefettura o Procura

Nel senso inverso, l'apostille la mette l'Italia. Le autorità competenti sono due, e sbagliare sportello fa perdere un appuntamento:

• Prefettura: atti amministrativi rilasciati da Comuni ed enti pubblici. Per esempio certificati ed estratti di nascita, matrimonio e morte, certificati di residenza e di stato di famiglia, certificati di cittadinanza, molti titoli di studio.
• Procura della Repubblica presso il tribunale: atti giudiziari e notarili. Per esempio sentenze (divorzio, adozione), procure e altri atti notarili, copie autentiche, e le traduzioni asseverate in tribunale, la cui firma è quella del cancelliere che ha ricevuto il giuramento.

Entrambe lavorano di regola su appuntamento. La Procura di Torino, per esempio, precisa che apostille e legalizzazioni si presentano «solo su appuntamento», «non prevedono il pagamento di diritti» e gli atti «si ritirano nella stessa giornata fissata nell'appuntamento» (pagina della Procura di Torino). Le modalità cambiano da sede a sede: controlla il sito della Prefettura o della Procura della tua provincia.

E la traduzione, in questo caso?

Per un documento italiano da usare all'estero, la regola sulla traduzione la decide il Paese di destinazione, non l'Italia. Alcuni Paesi hanno un proprio sistema di traduttori giurati e possono chiedere che la traduzione sia fatta da un traduttore abilitato sul loro territorio; altri accettano una traduzione giurata fatta altrove, eventualmente apostillata a sua volta. Prima di ordinare, chiedi all'ente estero quale forma accetta. Per la maggior parte dei documenti di stato civile destinati a un altro Paese UE, ricordati del modulo multilingue del Regolamento 2016/1191: se il tuo Comune te lo rilascia insieme al certificato, potresti non avere bisogno né di apostille né di traduzione.

Quanto costa e quanto tempo richiede

I costi si sommano per passaggi, e conviene stimarli tutti prima di partire.

Apostille su un documento estero

Costo e tempi li stabilisce il Paese di rilascio: in alcuni Paesi l'apostille è gratuita e immediata, in altri è a pagamento e richiede giorni o settimane, a volte con un appuntamento da prenotare con largo anticipo. Il dato giusto è sul sito dell'autorità designata di quel Paese, che trovi nella tabella della Conferenza dell'Aia. Molti Paesi rilasciano anche l'apostille elettronica (e-Apostille), verificabile online: prima di sceglierla, chiedi all'ufficio italiano se la accetta.

Legalizzazione consolare

Ai tempi del ministero locale si aggiungono quelli del consolato italiano, che dipendono dall'agenda della sede. Le eventuali tariffe consolari sono pubblicate dalla rappresentanza competente.

Apostille su un documento italiano

Le Prefetture chiedono una marca da bollo da 16 euro per ogni apostille o legalizzazione, indipendentemente dal numero di pagine; se l'atto originale è stato rilasciato in esenzione da bollo, con indicazione della norma, anche l'apostille ne è esente. Alla Procura il servizio non prevede diritti; per il bollo segui le istruzioni della sede.

Traduzione

Con Giuradoc la traduzione giurata costa 30 € a pagina, con lo stesso prezzo per ogni documento: per esempio l'atto di nascita, il certificato del casellario giudiziale o il diploma di laurea. L'apostille riportata sul documento si traduce insieme al documento. Per un confronto completo dei costi sul mercato, leggi quanto costa una traduzione giurata.

I casi più frequenti, documento per documento

Atti di stato civile (nascita, matrimonio, morte)

Sono i documenti più richiesti per cittadinanza, matrimonio, trascrizione e ricongiungimento. Se vengono da un Paese UE, verifica prima l'esenzione del Regolamento 2016/1191 e l'esistenza del modulo multilingue o dell'estratto plurilingue. Se vengono da fuori UE, servono apostille o legalizzazione e poi la traduzione: traduzione giurata dell'atto di nascita, dell'atto di matrimonio, dell'atto di morte.

Certificato penale (casellario giudiziale)

Richiesto per la cittadinanza, per molti visti di lavoro e per alcune iscrizioni professionali. Ha di solito una validità breve (spesso sei mesi per le pratiche di cittadinanza), quindi la sequenza certificato, apostille, traduzione va fatta in tempi stretti. Tutti i passaggi per la cittadinanza sono nella guida ai documenti per la cittadinanza italiana.

Titoli di studio

Diplomi e certificati degli esami esteri, per iscriversi all'università o per il riconoscimento professionale, vanno di norma apostillati o legalizzati sull'originale prima della traduzione. Le università e il CIMEA indicano caso per caso che cosa vogliono: leggi le istruzioni dell'ateneo prima di ordinare la traduzione del certificato degli esami.

Sentenze e atti notarili

Una sentenza di divorzio straniera da trascrivere in Comune, o una procura firmata all'estero per vendere un immobile in Italia, seguono la stessa regola: apostille nel Paese di rilascio, poi traduzione. Per la procura, l'apostille si appone sulla firma del notaio straniero. Schede: sentenza o atto giudiziario e procura o atto notarile.

Documenti per il permesso di soggiorno

Per i permessi legati alla famiglia la Questura e lo Sportello unico chiedono spesso atti di stato civile apostillati e tradotti. L'elenco per tipo di permesso è nella guida ai documenti da tradurre per il permesso di soggiorno.

Gli errori che fanno perdere tempo e soldi

• Tradurre prima dell'apostille. La traduzione non copre l'apostille e va rifatta. È l'errore più comune in assoluto.
• Chiedere l'apostille nel Paese sbagliato. L'apostille la rilascia solo il Paese che ha emesso il documento. Un certificato marocchino si apostilla in Marocco, non in Italia e non al consolato italiano.
• Apostillare la fotocopia. L'apostille va sull'originale o su una copia autentica rilasciata dall'autorità competente, secondo le regole del Paese.
• Apostillare un documento che non ne ha bisogno. Tra Paesi UE, per molti documenti di stato civile, è tempo e denaro sprecati: verifica il Regolamento 2016/1191 prima.
• Usare un documento troppo vecchio. Molti uffici vogliono certificati recenti. Se tra il rilascio e la presentazione passano mesi per l'apostille, il documento può scadere: pianifica i tempi a ritroso dalla data dell'appuntamento.
• Dimenticare l'apostille nella scansione. Se carichi solo la prima pagina del documento e non il foglio dell'apostille, la traduzione sarà incompleta. Scansiona tutto, retro compreso.
• Sbagliare sportello in Italia. Atto del Comune: Prefettura. Sentenza o atto notarile: Procura. Nel dubbio, telefona prima.
• Dare per scontato che l'ente accetti qualsiasi forma. Ogni ufficio ha le sue prassi: chiedi per iscritto quale traduzione e quale autenticazione vuole.

Come si inserisce Giuradoc in questo percorso

Giuradoc si occupa del passaggio della traduzione, e lo fa in modo semplice:

• carichi una scansione o una foto leggibile del documento già apostillato, apostille compresa;
• un traduttore giurato presso le corti d'appello competenti traduce documento e apostille, firma e timbra la traduzione e ne attesta la fedeltà al documento ricevuto;
• ricevi il PDF via email in 24-48 ore lavorative;
• se l'ufficio vuole la traduzione anche su carta, aggiungi la copia cartacea per posta (15 €).

Due servizi sono su preventivo, perché dipendono dal documento e dal Paese: la traduzione conforme all'originale (ci invii il documento originale e la conformità viene certificata su quello) e l'apostille o legalizzazione. Li trovi raccolti tra i servizi complementari; per sapere quale soluzione ti serve, c'è la pagina quale traduzione scegliere.

Una precisazione: la traduzione standard non è un'asseverazione davanti a un tribunale italiano. Se il tuo ufficio ti ha chiesto espressamente quella forma, verificalo con lui: possiamo organizzarla su preventivo, scrivici prima di ordinare. Le combinazioni proposte sono l'italiano da e verso inglese, spagnolo, francese, tedesco, rumeno e arabo, e queste sei lingue tra loro; per un'altra lingua, scrivici per un preventivo. Per tutti i documenti che traduciamo, guarda la pagina i nostri servizi o i documenti più richiesti.

Domande frequenti

Prima l'apostille o prima la traduzione?

Per un documento estero da usare in Italia, prima l'apostille sull'originale nel Paese di rilascio, poi la traduzione, che traduce anche l'apostille. Per un documento italiano da usare all'estero dipende da che cosa chiede il Paese di destinazione: se vuole una traduzione asseverata in Italia, l'apostille si mette dopo, sull'atto di asseverazione; se accetta il documento italiano apostillato con una traduzione fatta sul posto, l'apostille va sul documento italiano prima di tradurlo.

L'apostille scade?

L'apostille in sé non ha una scadenza. Può però scadere, ai fini della pratica, il documento su cui è apposta: molti uffici accettano solo certificati rilasciati da pochi mesi. In quel caso serve un nuovo certificato, con una nuova apostille e una nuova traduzione.

I documenti di un Paese dell'Unione europea vanno apostillati?

Per molti documenti di stato civile, residenza, cittadinanza e casellario, no: il Regolamento UE 2016/1191 li esenta da legalizzazione e apostille tra Paesi membri. Per altri documenti, come titoli di studio o atti notarili, può applicarsi la Convenzione di Bruxelles del 1987 tra i Paesi che la applicano. Nei casi restanti l'apostille resta necessaria.

Il consolato italiano può mettere l'apostille su un documento straniero?

No. L'apostille la rilascia solo l'autorità designata dal Paese che ha emesso il documento. Il consolato italiano interviene con la legalizzazione quando il Paese non aderisce alla Convenzione dell'Aia, e può certificare la conformità di una traduzione.

Giuradoc può occuparsi anche dell'apostille?

Sì, su preventivo, perché tempi e costi cambiano molto da un Paese all'altro e da un documento all'altro. Scrivici dalla pagina contatti indicando il documento, il Paese che l'ha rilasciato e l'ufficio a cui è destinato.

Una traduzione in PDF va bene anche con l'apostille?

Per la maggior parte delle pratiche sì: l'ufficio riceve l'originale apostillato e la traduzione. Alcuni enti chiedono una copia su carta o una traduzione conforme all'originale: in quel caso aggiungi la copia cartacea o chiedici un preventivo. Il tema è approfondito in traduzione giurata in PDF: quando basta e quando serve l'originale.

Fonti: Legge 20 dicembre 1966, n. 1253 (ratifica della Convenzione dell'Aia del 1961); Conferenza dell'Aia, Stati aderenti alla Convenzione Apostille; DPR 445/2000, art. 33; Regolamento (UE) 2016/1191; Prefettura, Convenzione di Bruxelles del 1987; Prefettura, Convenzione di Vienna del 1976; Procura della Repubblica di Torino, apostille e legalizzazioni; Ministero degli Esteri, traduzione e legalizzazione dei documenti.